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Outils de supervision des médias sociaux de Placements Manuvie

Placements Manuvie est tenue de surveiller les activités des représentants sur les médias sociaux en ce qui a trait aux activités de courtage. Les plateformes que nous surveillons sont :

  • LinkedIn
  • Twitter
  • Facebook

Nous utilisons un outil appelé Proofpoint Social Patrol pour surveiller et superviser les activités sur les médias sociaux.


Proofpoint Social Patrol:

Proofpoint Social Patrol permet à Placements Manuvie de surveiller les médias sociaux en se connectant à votre compte de média social (avec votre permission) et en détectant tout changement que vous y apportez (profil mis à jour, publications, etc.). Tout changement détecté dans le contenu du profil est transmis au Service de la conformité de Placements Manuvie aux fins d’examen et d’approbation avant d’être publié. Les publications et le contenu sont vérifiés en fonction d’indicateurs de risque et, en cas de signalement, ils sont acheminés au Service de la conformité de Placements Manuvie aux fins d’examen et d’approbation avant sa publication. Si un élément de contenu n’est pas signalé, il n’est pas sujet à une vérification.

Si vous recevez une communication de Placements Manuvie vous demandant d’accorder à Proofpoint l’accès à votre compte de média social, vous devrez lui accorder votre autorisation. Nous vous demandons de le faire afin que nous puissions nous connecter à votre compte pour y surveiller les activités. Nous ne nous connectons pas aux comptes de médias sociaux personnels, seulement aux comptes associés à vos activités professionnelles.

Lorsque Proofpoint tente de se connecter à une plateforme de média social, cette plateforme peut communiquer avec vous au sujet des types d’accès que vous souhaitez accorder à Proofpoint. Remarques :

  • Ces conditions et énoncés de permission proviennent directement de la plateforme de média social et ne sont pas rédigés par Proofpoint ni par Placements Manuvie.
  • Dans certains cas, les énoncés sont généraux. Consultez les exemples à la fin du présent document ainsi que les explications concernant les autorisations que vous êtes tenu d’accorder à Proofpoint.

 

« Annexe A »

Vous trouverez ci-dessous une liste des énoncés que vous pouvez vous attendre à recevoir de vos plateformes de médias sociaux concernant l’accès que vous accordez à Proofpoint, ainsi qu’une explication supplémentaire pour clarifier certains types d’accès. Proofpoint et Placements Manuvie n’accéderont à vos comptes de médias sociaux que pour surveiller et superviser vos activités conformément à ce qui est requis par les organismes de réglementation.

Énoncé de permission et conditions de LinkedIn

Explication pour LinkedIn :

 

Proofpoint Social Patrol aimerait :

  • Utiliser tous les renseignements de votre profil, y compris vos expériences professionnelles, vos formations, vos compétences et vos recommandations.
  • Utiliser l’adresse de courriel principale associée à votre compte LinkedIn.
  • Utiliser les données de vos relations de 1er et de 2e niveau.
  • Utiliser l’adresse de courriel, le numéro de téléphone et les autres coordonnées associées à votre compte LinkedIn.

Explication : Proofpoint doit enregistrer du contenu et des renseignements sur le profil à des fins de supervision et d’archivage.


  • Extraire et publier les mises à jour dans LinkedIn en votre nom.

Explication : Proofpoint extrait les mises à jour, mais ne les publie pas. LinkedIn regroupe l’extraction et la publication sous la même autorisation, mais Proofpoint ne publie pas de contenu.


  • Extraire et publier des discussions de groupe dans LinkedIn en votre nom.

Explication : Semblable à ce qui précède. Proofpoint extrait les discussions de groupe, mais ne les publie pas.


  • Envoyer des messages et des invitations à se connecter en votre nom

Explication : Semblable à ce qui précède. Proofpoint n’envoie pas de messages et d’invitations au nom du représentant, mais a besoin de la permission pour enregistrer les messages et les invitations. L’outil n’enregistre que les messages envoyés par le représentant et non les messages reçus par ce dernier.


  • Utiliser vos activités à des fins de surveillance de la conformité et d’archivage.
  • Modifier les champs du profil, y compris votre photo, votre titre, votre sommaire et votre historique de formation et de travail.

Explication : Proofpoint doit pouvoir modifier les champs du profil pour les raisons suivantes :.

Si les changements au profil sont rejetés, Proofpoint revient à la dernière version approuvée du profil.

Si les changements sont préapprouvés, Proofpoint les applique au profil.


  • Gérer et supprimer vos données, y compris votre profil, vos publications, vos invitations et vos messages.

Explication : Proofpoint peut supprimer du contenu (manuellement ou automatiquement) s’il y a une violation de la conformité ou si un autre type de risque est détecté (p. ex., blasphèmes ou logiciels malveillants). Proofpoint ne peut pas supprimer les invitations et les messages; il peut uniquement supprimer les publications publiques.


Énoncé de permission et conditions de Twitter

Proofpoint Social Patrol pourra :

  • Lire les gazouillis sur votre fil Twitter.

Explication : Proofpoint doit enregistrer du contenu à des fins de supervision et d’archivage.


  • Voir qui vous suivez et suivre de nouvelles personnes.

Explication : Proofpoint a cette autorisation pour les comptes de sociétés et les comptes pour professionnels qui souhaitent empêcher les utilisateurs de publier des commentaires. Cette fonctionnalité n’est pas utilisée par le Service de la conformité de Placements Manuvie. Proofpoint ne suivra jamais de nouvelles personnes.

  • Mettre à jour votre profil.

Explication : Proofpoint doit pouvoir modifier les champs du profil dans les cas suivants :

1.Les changements au profil sont rejetés par le Service de la conformité de Placements Manuvie et le profil doit revenir à sa dernière version approuvée.
2.Les changements sont approuvés et appliqués au profil.
3.Proofpoint doit publier des gazouillis pour vous.

Explication : Proofpoint ne publie jamais de gazouillis au nom de l’utilisateur.


  • Accéder à vos messages privés.

Explication : Proofpoint doit enregistrer des messages privés à des fins de supervision et d’archivage. L’outil n’enregistre que les messages que vous envoyez, et non ceux que vous recevez.


Énoncé de permission et conditions de Facebook


Proofpoint Social Patrol aimerait :

  • Gérer vos pages

Explication : Proofpoint doit enregistrer du contenu et des renseignements sur le profil à des fins de supervision et d’archivage.

Proofpoint doit pouvoir modifier les champs du profil dans les cas suivants :

  • Les changements au profil sont rejetés par le Service de la conformité de Placements Manuvie et le profil doit revenir à sa dernière version approuvée.
  • Les changements sont approuvés et appliqués au profil.
  • Publier en tant que pages que vous gérez.

Explication : Proofpoint ne publie jamais de contenu au nom de l’utilisateur.


  • Accéder aux messages de vos pages Facebook

Explication : Proofpoint doit enregistrer des messages à des fins de supervision et d’archivage. L’outil n’enregistre que les messages que vous envoyez, et non ceux que vous recevez.